Comment organiser une soirée de fin d’année pour votre entreprise ?

Les festivités de fin d’année font partie d’une tradition très ancrée dans l’esprit des Français. Traditionnellement organisés au mois de décembre, les événements de fin d’année sont une bonne occasion de revenir sur les mois passés ensemble et de remercier vos collaborateurs pour leur travail juste avant les fêtes de Noël. Le tout dans une ambiance plus décontractée et festive.

Découvrez ici nos conseils pour organiser une soirée de fin d’année qui correspond à votre culture d’entreprise.

Vous n’avez pas d’idées de soirées ou d’activités ? Nous vous donnons quelques idées que vous pouvez mettre en place afin de rendre ce moment mémorable !

Organiser une fête de fin d’année renforcera vos liens avec vos collaborateurs

L’une des raisons pour laquelle organiser une soirée de fin d’année au sein de votre entreprise est une bonne chose : c’est que cela favorise les liens entre vos collaborateurs.

Certains employés n’ont jamais l’occasion d’interagir avec des personnes appartenant à d’autres services ou occupant des postes différents. C’est l’occasion de mélanger vos équipes et de les laisser apprendre à se connaître dans un cadre plus détendu.

Ce temps passé ensemble permet aux membres de l’équipe de se rendre plus visibles et peut stimuler leur moral. Tout cela contribue à créer une culture d’entreprise positive.

Une belle occasion d’avoir la reconnaissance de vos salariés

Une soirée de fin d’année c’est aussi savoir faire plaisir et se faire plaisir car vous le méritez !

Vos collaborateurs apprécieront votre volonté de tous les rassembler autour d’un moment convivial et chaleureux. Cela peut s’en suivre avec des cadeaux ou des primes mis en place pour renforcer leur sentiment de se sentir appréciés et intégrés.

C’est une marque de reconnaissance pour tout le travail accompli par vos employés et en échange, une reconnaissance envers vous pour prendre le temps de les remercier ainsi.

Tout le monde est gagnant !

Comment organiser une soirée de fin d’année réussie

Définir votre budget

Votre budget est le point de départ de votre organisation. De là découle la marge que vous avez concernant la location du lieu, les prestataires auxquels vous pourrez faire appel ou encore le type de restauration que vous proposerez à vos collaborateurs.

Choisir la bonne date

Le choix de la date peut être un véritable casse-tête quand on essaye de réunir un maximum de monde. Principalement à l’approche des fêtes, tous vos collaborateurs auront un emploi du temps déjà bien chargé. L’heure du dîner est généralement privilégiée. En effet, lors du déjeuner tout le monde n’a pas la possibilité de participer à l’événement (on peut prendre l’exemple des postes en relation direct avec vos clients).

En ce qui concerne les événements d’entreprises, évitez d’organiser votre soirée en weekend. Ce sont des jours sacrés pour vos collaborateurs, un moment où ils peuvent se reposer et profiter de leurs proches. L’idéal est d’opter pour un soir en semaine. Généralement, les soirées d’entreprises se portent sur le jeudi : vous pouvez vous diriger ensemble vers la soirée après la journée de travail et vos invités auront l’occasion de récupérer rapidement pendant le weekend.

Choisir un lieu adapté

Pour réserver le lieu pour votre soirée de fin d’année avec votre entreprise, il faut s’y prendre suffisamment tôt.

L’objectif est d’avoir un endroit qui ressemble à votre entreprise et qui respecte aussi ses contraintes :

• – Le type d’événement : apéro, dîner, teambuilding, fête…

• – Le nombre d’invités : le lieu choisi dépend grandement de sa capacité d’accueil. Entre une startup ou un grand groupe, le choix ne sera pas le même !

• – L’intention derrière cette réunion de collaborateurs : Si vous comptez faire un discours, il faudra une salle spacieuse avec une certaine acoustique et privatisée. Si vous souhaitez faire vivre une expérience particulière à vos convives, lancez-vous dans la recherche d’un lieu atypique avec une ambiance de noël par exemple. Si vous souhaitez faire des animations ou proposer des espaces de convivialités, il faudra aussi le prendre en compte dans le choix de votre lieu.

• – La localisation : ici notamment on pense sécurité. Si de l’alcool est à disposition lors de votre soirée, choisissez un lieu central, accessibles en transports en commun, prévoyez des navettes ou un hébergement à proximité.

Communiquer sur votre événement auprès de vos collaborateurs

L’objectif maintenant est de réunir un maximum d’invités. Communiquez sur votre événement en amont à l’aide de différents supports :

• – Affiches aux points stratégiques

• – Mails

• – Flyers

• – Distribution d’invitations

• – Création d’un événement privé sur Facebook …

Certaines informations sont indispensables dans vos communications comme :

• – La date

• – Le lieu (ainsi des informations concernant l’accessibilité)

• – Le thème (si vous proposez un dresscode spécial Noël par exemple)

• – Une date limite à laquelle les collaborateurs peuvent s’inscrire

Anticiper le nombre de participants

Il est important d’avoir une idée du nombre de participants pour votre organisation. Cela vous permettra d’anticiper les quantités de nourritures, d’organiser les animations ou encore de préparer le bon nombre de goodies si vous souhaitez en distribuer. Vous pouvez utiliser un système d’inscription en ligne pour collecter le nombre de collaborateurs qui confirment leur venue.

C’est aussi le bon moment pour leur proposer des questions à l’aide de formulaires. Ont-ils un régime alimentaire particulier ? Vont-ils venir avec leur conjoint ? Sont-ils véhiculés ? Seront-ils présents uniquement lors de l’apéritif ou également lors du repas ? Toutes ces informations vous permettront d’avoir une meilleure visibilité sur votre soirée d’entreprise et de planifier au mieux l’organisation.

Préparer votre buffet

Deux options se présentent à vous pour organiser un vrai repas de fête : soit le lieu qui accueillera votre événement propose un service de restauration, soit vous pouvez faire appel à un traiteur. Ici encore, c’est l’ambiance de votre soirée d’entreprise qui définit le format du repas. Un buffet debout est propice à l’échange pour un maximum de convivialité. Pour un effet plus chic, un dîner assis avec un service à table sera plus approprié. En fonction du nombre de collaborateurs présents, il faudra organiser la disposition de la salle, proposer un plan de table, briefer les serveurs. Tous ces détails prennent du temps dans l’organisation de votre fête de fin d’année.

Veillez à proposer différents types de menus pour satisfaire les différents régimes de vos convives. Certains de vos collaborateurs ne consomment peut-être pas de viande, ou d’alcool. L’idéal sera que chacun puisse trouver un mets qui lui convient parfaitement.

Prévoir des animations

Quizz, karaoké, concert, spectacle, escape game, babyfoot, billard, piste de danse …. les possibilités d’animations sont très nombreuses. Vous pouvez faire appel à des animateurs pour l’ambiance de votre soirée. Les activités sont de très bonnes occasions de fédérer votre équipe et de créer des souvenirs communs à l’approche de Noël. Si votre budget le permet, un petit cadeau à emporter reste toujours apprécié lors des fêtes de fin d’année.

5 idées pour célébrer cette fin d’année autrement

Nous vous avons donné toutes les étapes pour organiser une soirée, mais vous pouvez tout à fait organiser un événement plus petit ou juste prévoir quelques activités ou jeux en équipe comme :

• – Un teambuilding pour renforcer l’esprit d’équipe : il doit être collaboratif comme peuvent l’être les sports collectifs, les jeux ou les défis d’équipes.

• – Organiser un secret santa : le but est de piocher le prénom d’un de vos collègues et d’offrir à celui-ci un petit cadeau. Cela permettra à vos collaborateurs de mieux connaître les intérêts et les préférences de chacun et d’exprimer leur appréciation par ce petit présent.

• – Décorer vos locaux : afin de plonger tout le monde dans l’esprit des fêtes, n’hésitez pas à décorer vos bureaux avec des guirlandes, un sapin… et demander à ceux qui le veulent, de vous aider et mettre la main à la pâte !

• – Journée pulls de noël moches : un classique mais qui fait toujours rire ! C’est le moment de prendre plein de photos de vos équipes et élire le pull de noël le plus moche, et décerner un prix aux gagnants.

• – Souhaiter vos vœux à vos clients : les fêtes de fin d’année sont aussi l’occasion de récompenser la fidélité de vos clients. Vous pouvez envoyer un mail, une petite carte ou un petit cadeau. Pensez à bien personnaliser vos envois !

Nous vous accompagnons dans l’organisation de vos soirées. N’hésitez pas à venir tester nos outils, sans engagement et sans frais.