Comment organiser un festival en 8 étapes clés ?


Les festivals culturels permettent de mettre en avant l’art et la créativité et surtout de découvrir de nouveaux talents ! Quoi de mieux pour partager des moments conviviaux en communauté ? Mais organiser un tel événement demande une organisation particulière. Dans cet article, nous vous donnons 8 étapes clés pour organiser un festival culturel réussi ! Vous êtes prêt à relever tous les défis et faire de votre festival un événement inoubliable pour tous les participants ? Yurplan vous donne toutes les éléments nécessaires pour organiser votre manifestation culturelle !


1. Le projet du festival

Pour commencer, il sera intéressant de définir le projet de votre festival. Pour cela, il faut se poser une série de questions qui sera le fil conducteur de votre événement : Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?


Répondre à ces questions vous permettra d’identifier les besoins nécessaires pour organiser votre festival et définir vos objectifs. Pensez donc à quel type de festival vous souhaitez organiser (de musique, de théâtre, de cinéma). Mais songez également au lieu où vous allez inviter vos festivaliers. La date jouera un rôle important dans l’organisation de votre événement, vous devrez en effet prévoir de nombreux points en amont ! N’oubliez pas de faire une analyse contextuelle et concurrentielle afin de vous renseigner sur ce qui s’est déjà fait, et sur quel aspect vous pourriez vous démarquer.


Cette première étape vous permettra d’avoir une vision d’ensemble sur vos différentes ambitions et ainsi savoir si celles-ci sont réalisables et possibles à concrétiser.


festival culturel : participants qui profitent

2. Les formalités administratives

La mise en place d’un tel événement nécessite un statut juridique. Dans la plupart des cas, les organisateurs créent une association car cela reste le plus simple et le plus pertinent. Ce statut vous permettra de créer un compte bancaire, de signer des contrats avec les artistes et de souscrire à une assurance, qui est obligatoire.


Avoir un statut juridique permet également d’obtenir de la confiance et de la crédibilité auprès des sponsors, des médias et des différents interlocuteurs avec votre événement, ce qui vous sera nécessaire.


Il faudra également penser à obtenir une autorisation pour l’exercice de votre festival et des débits de boissons occasionnels si besoin. Ces dernières s’octroient auprès de la mairie et vous permettront d’accueillir du public sur les lieux du festival et de commercialiser des boissons. De plus, il est important de savoir que les taux de TVA diffèrent selon le statut de votre organisation, de votre association.


Pour avoir plus d’informations sur ce statut juridique, vous pouvez visiter le site ministériel d’informations sur les associations : http://www.associations.gouv.fr


  • Pensez également à la sécurité du festival :


De nombreuses mesures sont à prendre en compte lorsque l’on souhaite organiser un événement d’une telle envergure. Ainsi, afin d’assurer la sécurité des participants et celle des organisateurs, il sera primordial de ne pas oublier cet aspect dans l’organisation de votre festival culturel !


3. Établir un budget et trouver des financements

La prochaine étape sera d’établir un budget prévisionnel. Cette étape est primordiale, en effet ce budget vous donnera la possibilité de contrôler vos dépenses et recettes, et de faire appel à des partenaires financiers.


Par la suite, il vous faudra mettre en place un dossier de présentation à destination des futures personnes qui financeront votre événement. Ce dossier doit comporter toutes les informations à votre sujet et le projet que vous désirez concrétiser.


Diverses sources de financements sont à votre disposition (les universités, directions régionales des affaires culturelles, l’union européenne, collectivités locales, les écoles supérieures, sponsoring et mécénat etc.).


Sans oublier les recettes dues à la billetterie, aux locations de stand ou même à la consommation de boissons.


4. Constituer une équipe pour organiser votre festival

Monter une équipe solide et motivée est indispensable pour l’organisation de votre événement. Afin d’être plus efficace et de scinder les charges de travail entre les collaborateurs, pensez à donner des fonctions clés à vos équipiers et d’établir une organisation interne, pour une meilleure stabilité et efficacité de travail.


Pour les petites associations, vous pouvez co-organiser votre événement avec d’autres associations, sans oublier de faire appel à des bénévoles, en les impliquant pendant la préparation du festival. Ils seront plus motivés, plus impliqués dans leurs tâches, et plus efficaces le jour J de l’événement.


De nombreux étudiants notamment sont chaque année très nombreux à vouloir se tourner vers le bénévolat au cœur des festivals. Ils allient la bonne cause avec l’expérience professionnelle que votre événement peut leur apporter, tout cela, la plupart du temps, combiné avec leurs passions pour la culture !


femme lors d'un festival culturel

5. La programmation

La programmation est l’ADN de votre festival, elle représente vos orientations artistiques. Ainsi elle permet de mieux appréhender votre cible, les festivaliers et votre positionnement. Le choix des artistes est aussi à ne pas négliger : plus vos artistes ont de la notoriété plus il y aura du public. Si vous avez un petit budget, vous pouvez également lancer des appels à projets et passer des castings pour des artistes amateurs. Il en existe de nombreux dans le monde de la musique ! Cette pratique est courante pour les festivals étudiants notamment.


Enfin, n’oubliez pas la signature d’un contrat d’engagement avec les artistes. Ce dernier va vous lier à l’artiste, avec toutes les mentions légales de la prestation !


foule lors d'un festival culturel

6. La communication

La communication est toujours une étape primordiale dans l’élaboration de vos événements. Il vous faudra tout d’abord établir une charte graphique, la votre, celle qui représentera votre festival ! Vous devez avoir une identité visuelle définie pour que les participants vous reconnaissent et vous repèrent facilement.


Votre festival a besoin d’avoir un maximum de visibilité pour ramener plus de public. La communication est donc évidemment un élément important pour vous faire connaître des festivaliers.


De nombreux canaux de communication sont à votre portée, que ce soit de l’affichage, du print, ou bien de la communication digitale. Vous pouvez en effet utiliser les réseaux sociaux pour communiquer sur votre événement, ce qui est généralement moins coûteux et qui crée beaucoup d’engagement.


exemple de personnalisation de la page de billetterie d'un festival

7. La billetterie

Pour la vente de vos billets, vous pourrez l’effectuer en ligne en amont, ou même sur place, le jour de l’événement. Yurplan vous propose une combinaison entre billetterie en ligne et billetterie sur place, avec une gestion des paiements sur son guichet de vente sur place. Ces 2 canaux vous permettront d’éviter les files d’attente et gagner du temps. Une plateforme en ligne vous permettra de suivre en temps réel vos ventes sur tous les canaux, ainsi que le nombre d’entrées.



8. Le bilan

Votre tâche n’est pas terminée même à la clôture du festival ! Le bilan, une étape à ne pas négliger afin de connaître les retombées de votre manifestation ! Il est nécessaire de faire une évaluation quantitative et qualitative de l’événement (chiffres de vente, chiffres d’entrées, analyse des données récoltées dans les formulaires d’inscription, etc.), surtout si vous visez une nouvelle édition ! Vous n’aurez plus qu’à exploiter les données restituées sur vos actions pour préparer au mieux votre prochaine édition !


Nous espérons que cet article et ces étapes clés auront pu vous éclairer. Nous proposons tous les outils et l’accompagnement pour faire de votre festival culturel un véritable succès ! Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution pour vos festivals ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet.



Découvrez la réussite du Greenland Festival avec le témoignage de son président !


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18 commentaires

  1. LEONIE PATRICIA ONANA dit :

    Merci pour l’édification ça m’aidera à organiser mon festival prévu pour la semaine du 05 au 11 février 2019 , à Abidjan.

    MERCIIIIIIIIIIII.

  2. LEONIE PATRICAI ONANA dit :

    merci pour les conseils,ça m’aidera à organiser mon festival culturel sur Abidjan en Février 2019.

    MERCIIIIIIIII

  3. Philippe dit :

    Une piste pour aider à la gestion des planning, des bénévoles, du matériel… sur le site http://www.vorg.fr

  4. Deroux Freddy dit :

    encore merci pour votre site , en cote d’ivoire si nous pouvons avoir ce genre d’enseignement basic sur l’événementiel dans nos écoles de communication ,cela nous aidera.

  5. Ny Traoré dit :

    Merci pour les informations concrète ça nous aidera à mieux organiser notre festival en Guinée Conakry

  6. Orly Djouda dit :

    Wao! Merci beaucoup! Votre proposition est très pertinante

  7. Etoga Simon bienvenu dit :

    Merci pour toutes ces informations elles m’aideront à faire connaître ma culture à travers un festival

  8. Sakande Kader dit :

    merci pour les conseils sa m’aiderai à organiser mon festival a Ouagadougou

  9. Diego haïti dit :

    Merci pour l’édification ça m’aidera à organiser mon festival prévu pour 21 jusqu’à 23 juillet
    Diego Haïti

  10. Tina Yatt dit :

    Tres intéressant, et bien détaillé, merci pour les informations ,ça va vraiment l’être utile pour mon projet de festival.

  11. Israel Lebeau Ndri dit :

    Merci pour toutes ces idées, elles me permettrons de préparer au mieux mon festival.

  12. Israel Lebeau Ndri dit :

    Merci pour toutes ces idées, elles me permettront de préparer au mieux mon festival.

  13. mike ntedika dit :

    Je suis satisfait en lisant ce conseil qui devoile le secret de reussite d’un festival.
    Vraiment je vous remercie.

  14. Marc le grand dit :

    Merci beaucoup pour ça …
    C’est très important pour mon projet de festival…

  15. Oumar Elfarouk Boukar dit :

    Je suis ravi de vos orientations

  16. Madibéni Designer Service dit :

    Merci bien car nous prévoyons organiser un festival du 05 au 08 Mars 2022 et je vois que ce guide va m’aider beaucoup

  17. wawtho dit :

    Merci infiniment pour la formtion pour l’organisation d’un festival NIH

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Merci pour votre commentaire 😀 !