Des outils pour vous accompagner dans la mise en place des mesures sanitaires

Aujourd’hui, les nombreuses mesures sanitaires contraignantes complexifient un peu plus l’organisation d’évènements, qu’ils soient dédiés au grand public ou aux professionnels. L’utilisation d’outils techniques peut vous faire gagner un temps précieux sur ces nouvelles normes. Cela peut aussi vous permettre d’avoir les preuves nécessaires pour garantir votre respect de ces mesures. 

Nous vous présentons dans cet article quelques-uns de nos outils qui pourront vous être utiles pour vos prochains évènements. 

Pour maîtriser votre jauge

Le mardi 11 août, Jean Castex a annoncé une prolongation de l’interdiction des évènements de plus de 5 000 personnes jusqu’au 30 octobre. Aujourd’hui, grâce aux actions menées par l’Unimev, on apprend que la jauge des 5 000 personnes doit s’apprécier à l’instant T, par événement et qu’elle ne concerne que les participants.  Il existe plusieurs moyens de maîtriser votre jauge d’entrée et de vous adapter aux nouvelles normes : 

Vous voulez limiter la jauge totale de votre évènement 

Vous pouvez limiter le nombre de billets disponibles pour votre évènement en ajoutant un quota maximal. Une fois le nombre de billets de votre choix vendu, votre billetterie en ligne se bloquera automatiquement. Vous vous assurez ainsi que vous ne dépasserez jamais la présence de 5000 personnes dans votre évènement.

Vous voulez limiter la jauge de personnes présentes à l’instant T

Les outils de scan permettent maintenant de maîtriser la jauge d’entrées et de sorties. Vous aurez un œil sur vos statistiques de remplissage en temps réel à partir de votre tableau de bord. Pensez à informer les participants de conserver leurs billets ou badges jusqu’à leur sortie. Avec ce mode de fonctionnement, vous pourrez maîtriser les vagues d’arrivées et de sorties de vos participants dans des zones précises, et ainsi vendre plus de 5000 billets pour votre évènement.

Pour éviter les rassemblements à l’entrée

Afin d’éviter les points de rassemblements aux points de vente, pensez à privilégier un système de billetterie ou d’inscription en ligne. Ceci évitera les files d’attentes, l’échange de monnaie et limitera les contacts physiques entre vos participants et votre personnel. Pensez évidemment à clairement indiquer à vos participants qu’ils doivent absolument avoir acheté leur billet en ligne, au préalable pour éviter toute incompréhension et déplacements inutiles.

Si vous avez choisi un lieu avec plusieurs entrées, vous pouvez créer plusieurs tarifs afin d’associer un tarif à chacune et ainsi éviter l’attroupement de personnes à l’entrée principale. Vous créez ensuite une liste de contrôle par zone pour filtrer les participants se présentant à l’entrée correspondante. Vous divisez ainsi les zones de rassemblements de participants qui risquent de devenir des clusters de contagions. 

Pour maintenir la distanciation 

Entre les participants

Les évènements assis sont privilégiés dans le contexte actuel. Vous n’avez pas toujours la possibilité de modifier les dispositions de votre salle, alors, pour assurer le respect des distanciations physiques vous pouvez choisir un dispositif de placement numéroté et distancié. Un tel système intégré à votre billetterie en ligne vous permettra de : 

• Déterminer un certain nombre de siège à désactiver autour d’un siège sélectionné à l’achat

• Déterminer le nombre de siège qui peuvent être choisis côte à côte à l’achat afin d’éviter de séparer les groupes ou les familles qui choisissent de se rendre ensemble à votre évènement

• Désactiver certains sièges ou certaines zones que vous souhaitez garder disponibles (pour du matériel, du personnel, des invités …)

Entre votre personnel et les participants 

Lors du contrôle d’accès, votre personnel sera en contact avec de nombreuses personnes. Afin de maintenir une distanciation réglementaire, pensez à louer du matériel professionnel qui vous permettra de scanner les billets à distance, sans que votre personnel ait besoin de les manipuler. Les douchettes, par exemple, ont une utilisation exclusive au scan de billets et par conséquent une bien plus grande autonomie.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur nos outils, nous sommes disponibles pour vous accompagner et vos retours sont précieux. Nous souhaitons vous proposer un service qui répond réellement à vos besoins.

Dans cette optique, vous pouvez consulter une présentation des améliorations de nos listes de contrôle.