Quelles sont les obligations légales d’un organisateur d’événement ?


L’organisation d’événements et surtout la vente de billets sont, comme toute activité commerciale, réglementées. Elles sont soumises à des lois et à des obligations légales. Il s’agit d’obligations quant aux transactions financières, mais aussi à la sécurité de l’événement. Des contrôles sont établis par les autorités concernées. C’est pourquoi il est important qu’en tant qu’organisateur, vous soyez pleinement conscient des obligations légales qui vous incombent.


Choisir une billetterie en ligne dématérialisée permet de faciliter le traitement de ces obligations légales, notamment par l’informatisation des documents.


Gestion comptable de la billetterie

Naturellement, dès qu’il y a activité commerciale, il y a aussi comptabilité. L’activité de vente de billets implique alors une gestion comptable et l’organisateur de l’événement se doit de fournir des pièces comptables justificatives en cas de contrôle. Celles-ci diffèrent en fonction du statut de l’organisation, cependant certaines pièces sont nécessaires dans la quasi-totalité des cas.


Ce sont les mouvements de caisse qui sont les plus importants. Le responsable de la billetterie doit donc fournir, à la fin de chaque session de vente, un relevé comportant les éléments suivants :


  • – Le n° des premiers et derniers billets délivrés et le nombre de ceux-ci ;
  • – Le prix des places dans chaque catégorie ;
  • – La recette globale ;
  • – Le nombre de billets gratuits ;
  • – Les suppléments éventuels encaissés.

Ce relevé de recette sert de fondement aux déclarations fiscales et sociales.


La TVA est également un aspect fondamental de la gestion comptable d’une billetterie, pour savoir quel taux de TVA s’applique à votre événement, consultez notre article.


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Obligations quant au billet

D’un point de vue juridique, le billet constitue le contrat entre l’organisateur et le participant. Il est ainsi obligatoire, et réglementé. Il doit comporter un certain nombre d’informations. À savoir, au minimum :


  • – L’identification de l’organisateur ;
  • – Le numéro d’ordre du billet, issu d’une série ininterrompue et vendue dans l’ordre ;
  • – La catégorie de la place et la séance à laquelle le billet donne droit,
  • – Le nom de l’événement ;
  • – Le prix payé par le participant ou la mention de gratuité en cas d’invitation ;

De plus, traditionnellement les billets comportent une souche. Il s’agit de la partie détachable du billet qui doit être conservée par l’organisateur. Cette souche doit normalement être conservée pendant six ans, tout comme les billets invendus, les coupons de contrôle et les relevés de recette.


Cependant, les billets traditionnels sont aujourd’hui de plus en plus remplacés par des billets dématérialisés. Ces billets dématérialisés sont soumis à une réglementation plus souple. Les informations habituellement conservées matériellement sont alors enregistrées et conservées électroniquement, que ce soit pour des billets émis en ligne ou des billets vendus physiquementElles doivent être consultables et restituables en clair en cas d’opération de contrôle.


Obligations légales quant à la sécurité de l’événement

Tout événement est soumis à des obligations en matière de sécurité. Chaque lieu dispose d’une jauge, il s’agit de l’effectif maximal pouvant être accueilli dans ce lieu.


Cette jauge est déterminée en fonction du nombre, de l’emplacement et de la largeur des issues de secours, ainsi qu’en fonction du type, de l’aménagement et de la superficie de la salle.


Le syndicat des entrepreneurs du spectacle PRODISS a rédigé, en partenariat avec la FedElp (Fédération des Entreprises publiques et locales), un guide récapitulatif des bonnes pratiques en matière de sécurité.


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Les avantages de la billetterie en ligne

En choisissant un service de billetterie en ligne, vous informatisez votre vente de billet. La transaction étant informatisée, des documents électroniques peuvent être générés de manière automatique. Par conséquent, leur conservation est facilitée.


Lors de la vente en ligne, le service de billetterie en ligne génère une facture. Cette facture fait donc office de récapitulatif des ventes. Pour la vente sur place, c’est un document de sortie de caisse qui est généré. Il récapitule la quantité billets vendus, leur type et leur tarif.


De surcroît, l’utilisation d’une billetterie en ligne permet d’établir des quotas, c’est-à-dire un nombre maximal de billets à vendre, ce qui facilite le respect et l’optimisation de la jauge. Tout comme l’utilisation d’un outil de scan pour accéder à l’événement, qui permet un suivi en temps réel de l’état de la jauge.


Les obligations légales concernant les remboursements

De nombreuses obligations légales vous concernent au niveau des remboursements de vos événements. En effet, que ce soit en cas d’annulation d’événement, de modification d’événement, de demande de remboursements de la part de vos participants, etc. Il est important d’être au courant de toutes ces obligations légales. Pour rappel, comme indiqué dans nos conditions générales de billetterievous êtes pleinement responsable de toute demande relative à votre événement. Vous devez assurer le service après-vente auprès de vos participants qui peuvent entrer en contact avec vous via Yurplan.



Évidemment, encore beaucoup d’autres obligations légales pèsent sur les organisateurs d’événements. Il s’agit ici d’un aperçu visant à sensibiliser les organisateurs. Nous vous invitons donc à consulter le site legifrance.gouv.fr afin de prendre connaissance de la totalité de la législation en vigueur.


Vous avez un projet d’événement et vous cherchez une billetterie en ligne pour lancer vos ventes de billets ? Inscrivez-vous gratuitement et venez créer votre billetterie !


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15 commentaires

  1. Françoise dit :

    Bonjour,

    un organisateur peut-il faire payer avant la date de la manifestation ?
    quelles sont ses obligations dans ce domaine –
    à vous lire Cdt F

    1. Amaury Levray dit :

      Bonjour Françoise,

      Que voulez-vous faire payer avant la manifestation ?
      Pour plus d’informations, je vous invite à contacter notre support client.

      Bien cordialement,

  2. Festi'Cantu dit :

    Merci pour cet article fort intéressant

  3. Caroline dit :

    Bonjour, si j’organise un événement, que je propose quelques billets en e-tickets (disons 100) chez plusieurs prestataires type Francebillet, est il obligatoire d’avoir une douchette (scan) ? Ou est il possible de faire ça visuellement avec une liste ?

    1. Amaury Levray dit :

      Bonjour et merci pour votre commentaire. Si vous proposez des e-tickets, l’utilisation de douchettes serait plus appropriée pour une optimisation du contrôle des accès. Cela vous permettra un contrôle plus rapide, de fluidifier l’entrée de votre évènement et d’avoir des statistiques en temps réel sur ces entrées. Cependant pour 100 e-tickets, l’utilisation d’une application de scan disponible gratuitement peut largement suffire (https://yurplan.com/pro/outils-organisation-evenement/controle-acces#/). Les propriétés sont identiques, la principale différence réside dans l’autonomie de l’appareil.
      Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez nous contacter ici. 🙂
      A bientôt !

  4. Cyrus dit :

    En cette periode de crise sanitaire peut-on organiser des evenement en ligne er encaisser les ventes de ticket en ligne. Comment cela se passera

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Bonjour,

      Vous avez effectivement la possibilité d’organiser des évènements en ligne en utilisant notre plateforme. La mise en place d’une billetterie en ligne vous permettra d’encaisser vos ventes rapidement, et contrôler l’accès à votre évènement live.

      Vous pouvez consulter cette vidéo qui vous guidera dans la mise en place de votre billetterie en ligne.
      Vous pouvez également contacter notre support pour nous expliquer votre projet. Nous pourrons ainsi vous accompagner dans sa réalisation.

      Bonne journée !

  5. amar dit :

    bonjour

    y a t il l’obligation légale pour l’organisateur d’évenement de proposer au moins deux moyens de paiement ?si oui ou puis-je trouver la source legale exacte ?merci

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Bonjour,

      Vous trouverez plus d’informations à propos des obligations légales concernant les moyens de paiement que vous êtes obligé d’accepter ici. Vous avez un devoir d’information envers le consommateur quant aux moyens de paiements que vous acceptez ou non. Vous pourrez également trouver plus d’informations concernant les règles concernant le paiement sur internet ici. Dans le cas où ces informations ne seraient pas suffisantes, nous vous suggérons de vous diriger vers un organisme compétent (juriste, avocat…) qui saura répondre avec précision à votre cas.

      Bonne journée !

  6. Julien dit :

    Bonjour,
    Comment dois je déclarer mes recettes de billetterie ?
    Merci

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Bonjour,

      Vous pourrez retrouver toutes les informations concernant la déclaration de vos recettes sur le site de l’URSAFF.

      Très bonne journée !

  7. StillinSeoul dit :

    Bonjour,

    Est-il légale d’annoncer une vente en ligne à date et heure précise pour la reporter à 10 minutes de la vente pour 3 jours avant la date de l’événement ? Exemple: vente de places pour un événement qui se déroule le 07/11 annoncée le 18/10 à 12H, mais une annonce de report est faite à 11H50 le 18/10 pour le 04/11 ?

    Merci.

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Bonjour,

      D’après nos recherches, il n’est pas illégal de décaler la date d’une vente qui a été annoncée. La réglementation concernant la vente de billets pour des événements, les reports d’événements et la communication avec les consommateurs indique qu’il est essentiel d’ :
      – Informer les consommateurs sur les conditions de vente, les dates, les horaires et les lieux de l’événement.
      – Informer les acheteurs dès que possible pour tout changement concernant la date et l’heure de l’événement. Les informations doivent être communiquées de manière claire et transparente.
      – Indiquer les conditions générales de vente qui incluent des dispositions concernant les reports d’événements. Il est important que ces conditions soient transparentes et équitables pour les consommateurs.

      Les consommateurs ont généralement le droit d’obtenir un remboursement si la nouvelle date ne leur convient pas. Assurez-vous d’avoir une politique de remboursement claire qui respecte ces règles.
      Pour être certain et puisque nous ne sommes pas des professionnels du droit, je vous recommande de consulter un conseiller juridique spécialisé en France pour obtenir des conseils précis en fonction de votre situation.

      Bonne journée !

  8. Al Togag dit :

    Bonjour,
    Si le jour du concert assis, la totalité des places ont été vendues et payées en ligne, et que certains spectateurs ne sont pas présentent à l’heure annoncé du concert, les organisateurs peuvent-ils vendre à nouveau ces places?

    1. Yanaelle Allaman dit :

      Bonjour,

      D’après nos recherches , la possibilité de revendre des places non occupées dépend généralement des politiques de vente de billets (dans les Conditions Générales de Ventes) que vous avez mises en place et précisées au moment de la mise en vente de vos billets. Vous pouvez choisir de mettre en place des politiques de remboursement, de revente ou de transfert de billets en fonction de divers critères. Certains événements peuvent autoriser la revente des billets si le titulaire initial n’est pas présent à l’heure du concert, tandis que d’autres peuvent avoir des politiques plus restrictives.

      Il est important que les conditions de vente soient clairement communiquées aux acheteurs au moment de l’achat des billets. Ces conditions peuvent être définies dans les conditions générales de vente ou dans d’autres informations fournies lors de l’achat en ligne.

      Pour être certain et puisque nous ne sommes pas des professionnels du droit, je vous recommande de consulter un conseiller juridique spécialisé en France pour obtenir des conseils précis en fonction de votre situation.

      Bonne journée !

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